Ende August landet bei vielen Mieterinnen und Mietern ein Umschlag im Briefkasten, der selten für gute Laune sorgt: die Nebenkostenabrechnung für das vergangene Jahr. Wer den Zettel überfliegt, eine Nachzahlung von 280 Euro sieht und ihn achselzuckend in die Schublade legt, verschenkt bares Geld. Fast jede dritte Abrechnung enthält laut Deutschem Mieterbund einen Fehler zulasten der Mieter, und wer die Zahlen nicht nachrechnet, zahlt diesen Fehler klaglos mit.
Warum die Abrechnung gerade jetzt im Briefkasten liegt
Der Abrechnungszeitraum für Nebenkosten ist in Deutschland fast immer das Kalenderjahr, also der 1. Januar bis der 31. Dezember. Für die Abrechnung 2025 bedeutet das: Der Vermieter muss sie Ihnen bis spätestens 31. Dezember 2026 zustellen, denn Paragraf 556 Absatz 3 des Bürgerlichen Gesetzbuchs setzt eine Frist von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums. Verpasst der Vermieter diese Frist, verliert er sein Recht auf eine Nachforderung – es sei denn, er hat die Verspätung nachweislich nicht selbst zu vertreten, etwa weil ein Versorger seine Rechnung erst spät geliefert hat. Guthaben aus der Abrechnung stehen Ihnen dagegen auch nach Ablauf der Frist noch zu, denn diese Regelung schützt ausschließlich Mieter vor verspäteten Nachforderungen, nicht Vermieter vor der Auszahlung von Überschüssen.
Die Zwölf-Monats-Frist im Detail
Sobald die Abrechnung bei Ihnen ankommt, läuft eine zweite, ebenso wichtige Frist: Sie haben zwölf Monate Zeit, Einwendungen zu erheben, also Fehler schriftlich zu beanstanden. Diese Frist beginnt mit dem Zugang der Abrechnung, nicht mit deren Datum auf dem Briefkopf. Wer eine Nachzahlung ohne Prüfung überweist, verliert sein Widerspruchsrecht dadurch übrigens nicht automatisch – anders als viele Vermieter behaupten, ist die Zahlung kein Anerkenntnis der Richtigkeit. Trotzdem lohnt es sich, vor der Überweisung genau hinzusehen, denn eine spätere Rückforderung ist mit deutlich mehr Aufwand verbunden als ein Einwand vor Fälligkeit.
Diese Kosten dürfen überhaupt umgelegt werden
Die Betriebskostenverordnung listet exakt 17 Kostenarten, die ein Vermieter auf Mieter umlegen darf, darunter Heizung, Warmwasser, Wasser und Abwasser, Müllabfuhr, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Hausmeister, Aufzug, Straßenreinigung, Schornsteinfeger, Sach- und Haftpflichtversicherung des Gebäudes sowie die Grundsteuer. Was viele überrascht: Verwaltungskosten, Bankgebühren für das Mietkonto und Instandhaltungsrücklagen gehören ausdrücklich nicht dazu, ebenso wenig Reparaturen an der Heizungsanlage oder Kosten für die Anschaffung neuer Mülltonnen. Taucht einer dieser Posten in Ihrer Abrechnung auf, ist das kein Kavaliersdelikt, sondern ein klarer Grund für einen Einwand.
Die häufigsten Fehler in der Abrechnung
- Falscher oder unpassend gewählter Verteilerschlüssel, obwohl der Mietvertrag einen anderen vorschreibt
- Kosten für leerstehende Wohnungen, die auf die verbleibenden Mieter statt auf den Vermieter umgelegt werden
- Verwaltungs- oder Instandhaltungskosten, die als Betriebskosten getarnt auftauchen
- Vorauszahlungen, die nicht oder falsch mit der tatsächlichen Summe verrechnet wurden – ein Blick auf den Kontoauszug lohnt sich hier fast immer, denn genau an dieser Stelle rutschen Buchhaltungsprogramme regelmäßig durcheinander
- Fehlender oder unvollständiger Gesamtkostenausweis vor der Verteilung auf die einzelnen Parteien
Der Verteilerschlüssel als Klassiker unter den Streitpunkten
Fehlt im Mietvertrag eine ausdrückliche Regelung, gilt gesetzlich die Wohnfläche als Verteilerschlüssel – doch viele Vermieter rechnen aus Gewohnheit weiterhin nach Personenzahl ab, was gerade bei Single-Haushalten in Mehrfamilienhäusern zu spürbar höheren Kosten führen kann. Prüfen Sie deshalb zuerst Ihren Mietvertrag, bevor Sie sich über die Abrechnung selbst ärgern. Bei Heiz- und Warmwasserkosten gilt ohnehin eine Sonderregel: Die Heizkostenverordnung schreibt vor, dass mindestens 50 und höchstens 70 Prozent verbrauchsabhängig nach den Werten der Heizkostenverteiler oder Wärmemengenzähler abgerechnet werden, der Rest nach Wohnfläche.
CO2-Kosten: der neue Streitpunkt seit 2023
Ein Kostenposten, den vor wenigen Jahren noch niemand kannte, taucht inzwischen in Tausenden Abrechnungen auf.
Wer 2026 zum ersten Mal genauer hinschaut, stößt möglicherweise auf einen neuen Posten oder eine neue Gutschrift: die Aufteilung der CO2-Kosten zwischen Vermieter und Mieter. Seit Inkrafttreten des Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetzes im Jahr 2023 trägt nicht mehr allein der Mieter die CO2-Bepreisung auf Heizöl und Erdgas, sondern beide Seiten – nach einem Stufenmodell, das sich am energetischen Zustand des Gebäudes orientiert. Bei schlecht gedämmten Altbauten mit hohem CO2-Ausstoß pro Quadratmeter zahlt der Vermieter bis zu 95 Prozent der CO2-Kosten, bei sanierten Neubauten mit Effizienzhausstandard trägt dagegen nahezu allein der Mieter die Last. Der CO2-Preis selbst bewegt sich 2026 noch im gesetzlich festgelegten Preiskorridor zwischen 55 und 65 Euro pro Tonne, bevor ab 2027 im europäischen Emissionshandel ETS2 ein frei gebildeter Marktpreis greift, der nach Einschätzung vieler Energieversorger deutlich darüber liegen dürfte. Steht in Ihrer Abrechnung keine CO2-Kostenaufteilung, obwohl mit fossilen Brennstoffen geheizt wird, fehlt ein Posten, den Sie aktiv einfordern sollten. Portale wie co2online bieten inzwischen kostenlose Rechner an, mit denen sich der eigene Vermieteranteil grob nachvollziehen lässt, sofern der Energieausweis des Gebäudes bekannt ist. Fehlt Ihnen dieser Ausweis, dürfen Sie ihn beim Vermieter anfordern, denn ohne ihn lässt sich die Stufe im Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz gar nicht korrekt bestimmen.
So prüfen Sie die Abrechnung richtig
Nehmen Sie sich für die Prüfung eine ruhige halbe Stunde und nicht fünf Minuten zwischen Feierabend und Abendessen. Ziehen Sie zuerst die Abrechnung des Vorjahres heraus und vergleichen Sie Posten für Posten – ein Sprung von 40 Prozent bei der Gebäudeversicherung ohne erkennbaren Grund ist ein Warnsignal, kein Zufall. Als Mieter haben Sie außerdem laut Paragraf 259 des Bürgerlichen Gesetzbuchs das Recht, die zugrunde liegenden Belege beim Vermieter oder der Hausverwaltung einzusehen, und zwar die Originalrechnungen, nicht nur eine Aufstellung. Dieses Recht wird erstaunlich selten genutzt, obwohl es der wirksamste Hebel gegen überhöhte Nachzahlungen ist.
Wer sich die Zahlen nicht selbst zutraut, sollte auf einen örtlichen Mieterverein setzen statt auf eine teure Erstberatung beim Fachanwalt. Die Mitgliedschaft im Deutschen Mieterbund kostet je nach Landesverband zwischen 60 und 90 Euro im Jahr und deckt die Prüfung der Nebenkostenabrechnung meist vollständig ab – bei einer strittigen Nachzahlung von mehreren Hundert Euro hat sich die Mitgliedschaft damit oft schon nach einer einzigen Abrechnung amortisiert. Eine anwaltliche Erstberatung dagegen kostet üblicherweise zwischen 100 und 190 Euro, ohne dass damit automatisch die Prüfung selbst schon erledigt wäre.
Schritt für Schritt zur korrekten Abrechnung
- Abrechnung mit dem Mietvertrag abgleichen: Steht dort ein Verteilerschlüssel, der von dem in der Abrechnung verwendeten abweicht?
- Gesamtkosten je Position mit der Vorjahresabrechnung vergleichen und auffällige Sprünge markieren
- Prüfen, ob nicht umlagefähige Posten wie Verwaltungskosten oder Reparaturen enthalten sind
- Belegeinsicht schriftlich anfordern, wenn Zweifel an einzelnen Rechnungssummen bestehen
- Bei begründetem Verdacht innerhalb der Zwölf-Monats-Frist schriftlich widersprechen, mit genauer Bezeichnung des beanstandeten Postens
Die Heizkosten verdienen dabei besondere Aufmerksamkeit, denn sie machen bei den meisten Haushalten den größten Einzelposten der gesamten Abrechnung aus. Wer im vergangenen Winter deutlich mehr geheizt hat als im Jahr davor, etwa weil eine alte Heizungsanlage ineffizienter arbeitet oder weil kalte Wochen im Januar und Februar 2026 den Verbrauch nach oben trieben, sollte diesen Anstieg nicht vorschnell als Abrechnungsfehler werten. Ein Anruf beim Energieversorger oder ein Blick auf die eigene Verbrauchshistorie im Kundenportal schafft hier innerhalb weniger Minuten Klarheit, ob der Anstieg plausibel ist oder tatsächlich Anlass für eine genauere Prüfung der Abrechnung gibt. Wer ohnehin schon dabei ist, sollte gleich einen Blick auf den energetischen Zustand des Gebäudes werfen und sich beim Vermieter nach geplanten Sanierungsmaßnahmen erkundigen, denn eine gedämmte Fassade oder neue Fenster senken langfristig nicht nur die eigenen Heizkosten, sondern verschieben auch den CO2-Kostenanteil weiter in Richtung Vermieter. Gerade Mieter in Gebäuden mit veralteter Ölheizung profitieren doppelt, wenn der Vermieter auf eine Wärmepumpe oder einen Fernwärmeanschluss umsteigt, denn die Betriebskosten pro Kilowattstunde liegen bei modernen Anlagen meist spürbar niedriger. Fragen Sie ruhig aktiv nach dem Sanierungsfahrplan, statt Jahr für Jahr stillschweigend höhere Abrechnungen zu akzeptieren.
Wann sich ein Widerspruch lohnt – und wann nicht
Nicht jede Abweichung rechtfertigt gleich einen förmlichen Einwand. Eine Nachzahlung von 15 Euro wegen leicht gestiegener Müllgebühren ist normal und selten ein Fehler; hier lohnt sich der Aufwand einer Belegeinsicht schlicht nicht. Anders sieht es aus, sobald die Nachzahlung deutlich über dem liegt, was gestiegene Energiepreise realistisch erklären, oder sobald ein völlig neuer Kostenposten ohne Erläuterung auftaucht. Widersprechen Sie in diesem Fall schriftlich, mit konkreter Nennung des beanstandeten Postens, und fordern Sie gleichzeitig Belegeinsicht an – ein pauschales „Ich bin nicht einverstanden" ohne Begründung verpufft in der Praxis meist wirkungslos.
Ein Sonderfall betrifft Mieter, die kürzlich umgezogen sind: Wer mitten im Jahr auszieht, bekommt trotzdem eine anteilige Abrechnung für die tatsächliche Mietdauer, und zwar auch dann, wenn die Kaution bereits vollständig zurückgezahlt wurde. Der Vermieter darf in diesem Fall einen angemessenen Teil der Kaution bis zur nächsten fälligen Nebenkostenabrechnung einbehalten – üblich sind hierfür drei bis sechs Monatsmieten kalter Miete als Rückstellung, nicht die gesamte Kaution. Wer diesen Passus im Übergabeprotokoll übersieht, wundert sich Monate später über eine unerwartete Nachforderung von einem Vermieter, den er längst abgehakt glaubte.
Am Ende zahlt sich vor allem eines aus: die Abrechnung nicht als bürokratisches Ärgernis abzutun, sondern als das zu behandeln, was sie ist – eine Rechnung, die wie jede andere kontrolliert werden sollte, bevor Geld den Besitzer wechselt.